System compliance – część VI – Ocena ryzyka

Aby system compliance był efektywny i zapewniał należytą ochronę̨ muszą zostać przeprowadzone wszystkie etapy niezbędne do jego wdrożenia tj.: kompleksowy audyt, ocena obszarów ryzyka, wprowadzenie szczegółowych procedur obejmujących kluczowe obszary ryzyka, nadzór i kontrola nad przestrzeganiem procedur a także szkolenia pracowników, o których mowa we wcześniejszym artykule: „Compliance – część II – system compliance”.

W niniejszym artykule skupimy się na ocenie ryzyka. Ocena ryzyka występującego w organizacji jest zależna od jej indywidualnych potrzeb i uwarunkowań. Przeprowadzenie oceny ryzyka jest konieczne by wypracować optymalne środki zaradcze oraz procedury monitoringu ryzyka.

Nie ulega wątpliwości, że proces wprowadzenia systemu compliance musi być również dobrze zaplanowany. W rezultacie oznacza to, że ocena ryzyka jest kluczowym elementem przeprowadzenia tego procesu, ponieważ ma ona na celu przygotowanie gruntu dla dalszych etapów wdrożenia systemu compliance. Na tym etapie tworzy się bowiem plan, który określa nam jakie działania należy podjąć, aby minimalizować powstanie ryzyka lub jego skutków w przypadku ich wystąpienia.

Jak poprawnie przeprowadzić analizę ryzyka? Otóż analiza ryzyka składa się z kilku etapów. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie ryzyka. Na tym etapie ustalamy jakie przepisy i standardy dotyczą danej organizacji, a także identyfikujemy obszary narażone na wystąpienie nieprawidłowości w organizacji.  W ten sposób otrzymujemy informacje o ryzykach występujących w organizacji i potencjalnych ich skutkach. Kolejnym krokiem jest dokonanie oceny wpływu występujących ryzyk na organizację. Im więcej obszarów, które są narażone na ryzyko (w danej organizacji) zostanie zidentyfikowanych na tym etapie, tym łatwiej jest wprowadzić narzędzia, które pozwolą zapobiegnąć powstaniu szkody w przyszłości. Analiza obejmuje w szczególności: ryzyka prawne, wizerunkowe, biznesowe, środowiskowe i operacyjne.

W oparciu o przeprowadzoną identyfikację i ocenę występujących w organizacji ryzyk opracowywany jest plan działania obejmujący w szczególności następujące elementy: opracowanie metodyk i procedur pozwalających na skuteczne zarządzanie ryzykiem, wybór odpowiedniego narzędzia wspierającego proces zarządzania ryzykiem i zapewniającego właściwą reakcję na ryzyko, bieżące monitorowanie obowiązujących w organizacji rozwiązań zarządzania ryzykiem pod kątem ich efektywności i dostosowania do praktyk rynkowych, budowę mechanizmów raportowania i monitorowania ryzyka, działalność edukacyjna. Kluczową kwestią jest efektywne wdrożenie przygotowanego planu, bowiem od tego zależeć będzie efektywność całego systemu compliance.

 

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część V – Audyt

Compliance – część IV – Compliance officer

Compliance – część III – na kogo oddziałuje system compliance oraz jak się go wdraża

Compliance – część II – system compliance

Compliance – część I – wprowadzenie

Czy czekają nas ograniczenia konsumpcyjne?

Organizacja C40 Cities, której członkiem jest między innymi Warszawa, jest siecią największych miast na świecie zaangażowanych w szczególności w walkę ze zmianami klimatycznymi. Zapewnia swoim członkom możliwość współpracy, wymianę wiedzy oraz prowadzenie działań mających na celu zapobieżenie zmianom klimatu.

Mając na uwadze jeden z najważniejszych problemów ówczesnego świata – globalne ocieplenie, organizacja C40 Cities zleciła naukowcom z University of Leeds przygotowanie raportu, który zawierał ocenę wpływu konsumpcji w miastach na emisję gazów cieplarnianych, a także wskazywał na działania, które są konieczne, aby miasta redukowały emisję tych gazów zgodnie z przyjętymi umowami międzynarodowymi. Z opracowanego przez naukowców raportu („The Future of Urban Consumption in a 1.5°c World) wynika, iż w celu zmniejszenia do 2030 roku emisji gazów cieplarnianych o połowę, należy wprowadzić ekstremalne działania w sześciu dziedzinach, które mają największy wpływ na emisję. Dziedzinami tymi są:

  • budownictwo i infrastruktura miejska,
  • żywność,
  • transport prywatny,
  • przemysł odzieżowy,
  • sprzęt elektroniczny,
  • transport lotniczy.

Przedstawione w raporcie przez naukowców rekomendacje nie są jednak wiążące, a ich wdrożenie zależy każdorazowo od decyzji miast należących do stowarzyszenia C40 Cities. Raport wskazuje na możliwe do podjęcia działania mające na celu zapobieżenie zmianom klimatu, bo to właśnie największe światowe metropolie są głównymi emitentami gazów cieplarnianych. Podkreślenia również wymaga, że w przypadku, gdy dane miasto należące do organizacji C40 Cities wdroży przedmiotowe rekomendacje, to jakiekolwiek ograniczenia będą obowiązywały tylko w granicach tego miasta.

Cele opisane przez naukowców w raporcie dzielą się na dwie kategorie tj. progresywne będące celami przejściowymi, które prowadzić końcowo mają do ambitnych, które określane są jako docelowe, czyli ostateczne.

W przypadku żywności raport zawiera następujące rekomendacje:

  • w wariancie progresywnym zalecono ograniczenie rocznego spożycia mięsa na jedną osobę do 16 kg lub całkowite wykluczenie mięsa z diety w bardziej ambitnym wariancie,
  • w wariancie progresywnym zalecono ograniczenie rocznego spożycia nabiału na jedną osobę do 90 kg lub w bardziej ambitnym wariancie całkowite jego wykluczenie,
  • w wariancie zarówno progresywnym jak i ambitnym zalecono ograniczenie spożycia do 2,5 tys. kalorii dziennie.

Naukowcy wskazali, że w przypadku zmiany nawyków żywieniowych zgodnie z zawartymi w omawianym raporcie zaleceniami – zgodnie z ustalonymi progresywnymi celami, emisje w tej dziedzinie mogłyby zostać zmniejszone o 51% w latach 2017-2050. Przyjęcie ambitnego wariantu umożliwiłoby dodatkowe 9% redukcji.

W przypadku przemysłu odzieżowego i włókienniczego, który odgrywa obecnie znaczną rolę w gospodarce światowej, rekomendacje w progresywnym wariancie przewidują ograniczenie możliwości kupna nowych sztuk ubrań do 8 sztuk rocznie. Bardziej radykalny wariant zakłada, iż każdy powinien ograniczyć się do zakupu 3 sztuk ubrań rocznie.

Z kolei w przypadku transportu lotniczego zaleca się wprowadzenie ograniczenia podróży do jednego lotu raz na dwa lata (tj. jednego celu w dwie strony, maksymalnie 1500 km). W bardziej ambitnym wariancie podróż samolotem w dwie strony powinna odbywać się tylko raz na trzy lata.

Rekomendacje dotyczące transportu odnoszą się również do sfery prywatnej. Zgodnie z raportem, w wariancie progresywnym liczba posiadanych samochodów powinna zostać zmniejszona do 190 na 1000 osób. W przypadku wariantu ambitnego przewidywane jest całkowite wykluczenie posiadania samochodów.

Raport zawiera również zalecenia dotyczące sprzętów elektronicznych i urządzeń gospodarstwa domowego, z uwagi na znaczny wzrost zapotrzebowania na te produkty w ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci. Rekomendacje w przedmiotowej dziedzinie przewidują, zarówno w wariancie progresywnym jak i ambitnym, wydłużenie żywotności laptopów oraz innych podobnych urządzeń elektronicznych do 7 lat.

W przypadku budownictwa i infrastruktury naukowcy wskazali, iż w celu redukcji emisji gazów cieplarnianych należy zmniejszyć w szczególności zużycie stali o 20%, a cementu o 32%. Ambitny wariant zakłada, że zmniejszenie zużycia powinno wynosić 35% w przypadku stali oraz 56% w przypadku cementu.

 

 

 

 

Zmiany w Kodeksie pracy – badanie trzeźwości

Nowe przepisy Kodeksu pracy, które umożliwią pracodawcom przeprowadzanie w zakładach pracy kontroli trzeźwości pracowników, wejdą w życie już 21 lutego 2023.

Celem wprowadzenia tej długo wyczekiwanej instytucji do polskiego prawa pracy oraz umożliwienia pracodawcom przeprowadzania kontroli w pierwszej kolejności we własnym zakresie jest zwiększenie bezpieczeństwa pracowników – ochrony ich życia i zdrowia, a także ochrony mienia pracodawców.

Pracodawcy będą uprawnieni do prowadzenia kontroli przestrzegania obowiązku trzeźwości lub przestrzegania zakazu używania środków odurzających, działających podobnie do alkoholu. Kontrole będą mogły mieć formę kontroli prewencyjnych (o ustalonej częstotliwości i uzgodnionych, przejrzystych warunkach) lub kontroli interwencyjnych (przeprowadzanych każdorazowo w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez pracownika lub współpracownika obowiązku trzeźwości – stawienia się do pracy pod wpływem lub spożywania alkoholu lub zażywania substancji odurzających w trakcie wykonywania obowiązków).

Niezwykle istotny jest fakt odpowiedzialności pracodawcy za niedopuszczenie do pracy lub odsunięcie od pracy osoby, która znajduje się w stanie po spożyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości (w rozumieniu przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi) lub jest pod wpływem środków działających podobnie do alkoholu.

Jeżeli pracodawca zdecyduje, że w zakładzie pracy mają mieć miejsce takie kontrole, będzie zobowiązany do wprowadzenia odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych. W regulacjach tych pracodawca musi określić w szczególności: sposób przeprowadzania badań, ich częstotliwość, rodzaj wykorzystywanego urządzenia oraz grupy pracowników, których kontrole mogą dotyczyć.

Zgodnie z nowymi regulacjami, kontrole będzie można przeprowadzać przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Dodatkowo, należy również zadbać, aby podczas procesu przeprowadzania kontroli stosowane były odpowiednie środki i zasady przetwarzania danych osobowych, a przeprowadzane badania odbywały się przy poszanowaniu godności i dóbr osobistych pracowników.

Możliwość przeprowadzenia pierwszej kontroli pracodawca będzie mieć po upływie dwóch tygodni od dnia obwieszczenia pracownikom o wprowadzeniu tej instytucji. Biorąc pod uwagę, że nowelizacja Kodeksu pracy w tym zakresie będzie obowiązywała od 21 lutego br. od tego dnia pracodawcy mogą dokonać implementacji tych postanowień, a pierwsze kontrole przeprowadzić nie wcześniej niż od 7 marca 2023 r.

Co istotne, rozwiązania i procedury wprowadzone do Kodeksu pracy będą mogły być stosowane również względem osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym m.in. umów zlecenia, umów o świadczenie usług czy umów B2B, a także podwykonawców czy dostawców – w zależności od przyjętej polityki.

 

Kary wymierzone przez UOKiK za opóźnienia w płatnościach pomiędzy przedsiębiorcami

W ostatnim czasie Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) wydał dziewięć decyzji w sprawach zatorów płatniczych, w tym na trzech przedsiębiorców nałożył kary finansowe w łącznej wysokości prawie miliona złotych. Wymierzone kary były związane z realizacją obowiązujących od 8 grudnia 2022 r. znowelizowanych przepisów ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Nowelizacja wprowadziła nowy typ czynu nieuczciwej konkurencji w postaci nieuzasadnionego wydłużania terminów zapłaty za dostarczone towary lub wykonane usługi, które może polegać np. na:  naruszeniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wprowadzone zmiany, zdaniem Prezesa UOKiK, pozwolą zwiększyć presję na terminowe i uczciwe rozliczanie się dużych przedsiębiorców z ich kontrahentami. Ustawa przyznaje szczególne uprawnienia Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), w szczególności polegające na możliwości nakładania administracyjnych kar pieniężnych na przedsiębiorców stosujących praktyki polegające na nadmiernym opóźnianiu się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych. Interwencja Prezesa  UOKiK będzie mogła nastąpić w sytuacji, gdy suma wartości świadczeń pieniężnych (wynagrodzenia za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej) niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez te podmioty w okresie 3 kolejnych miesięcy wynosi co najmniej 2 000 000 zł – przy czym w latach 2020 i 2021 obowiązuje próg w wysokości 5 000 000 zł. Kara będzie nakładana przez Prezesa UOKiK w wysokości równej sumie kar jednostkowych za każde niespełnione oraz spełnione po terminie świadczenie pieniężne, które było wymagalne w okresie objętym postępowaniem, z pominięciem świadczeń pieniężnych, w przypadku których termin ich spełnienia upłynął wcześniej niż 2 lata przed dniem wszczęcia postępowania.

Prezes UOKiK w wydanych decyzjach, o których mowa powyżej, stwierdził nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych przez przedsiębiorców. Każdy z przedsiębiorców na którego została nałożona kara, w ciągu trzech badanych miesięcy opóźniał się z płatnościami na rzecz swoich kontrahentów na ponad 5 mln zł:

Pierwsza decyzja dotyczy spółki Agata. W toku postępowania ustalono, że przedsiębiorca spóźnił się z zapłatą za ponad 15 tys. faktur wobec 797 kontrahentów. Największa suma opóźnień w stosunku do jednego z podmiotów wyniosła prawie 5 mln zł z tytułu 223 wystawionych przez niego faktur. Prezes UOKiK nałożył na spółkę karę w wysokości ponad 476 tys. zł.

Druga kara w wysokości ponad 280 tys. zł została nałożona na spółkę Bricoman Polska. W toku postępowania ustalono, że przedsiębiorca zapłacił po terminie prawie 14 tys. świadczeń pieniężnych na rzecz kontrahentów. Największa suma opóźnień w stosunku do jednego z kontrahentów wyniosła ponad 1,2 mln zł z tytułu 260 faktur opłaconych po terminie.

Trzecia z kar, ponad 200 tys. zł, została nałożona na spółkę Silvan Transport & Logistics.  Spółka nie spełniła w terminie świadczeń pieniężnych na rzecz ponad 3 tys. kontrahentów, a największa suma opóźnień na rzecz jednego podmiotu wyniosła ponad 1,2 mln zł z tytułu 62 faktur opłaconych po terminie.

Prezes UOKiK w pozostałych sześciu decyzjach odstąpił od wymierzenia kary, ponieważ ustawa przewiduje, iż należy odstąpić od wymierzenia kary pieniężnej, jeśli w badanym okresie przedsiębiorca naruszający przepisy ustawy sam był ofiarą zatorów płatniczych. Tego typu sytuacje wystąpiły w przypadku pozostałych sześciu przedsiębiorców, do których należy m.in. IKEA.  W związku z tym, pomimo że przedsiębiorcy również tworzyli zatory płatnicze, to nie została na nich nałożona kara pieniężna. Ponadto w toku postępowań dotyczących tych podmiotów ustalono, że w badanym okresie suma świadczeń pieniężnych otrzymanych przez te spółki po terminie była wyższa niż wygenerowany przez nie zator płatniczy.

W ramach nowych kompetencji Prezes UOKiK może również podejmować tzw. działania miękkie, kierując do przedsiębiorców wezwania do zmiany praktyk płatniczych. W rezultacie przedsiębiorca otrzymując tego rodzaju wezwanie będzie miał możliwość niezwłocznej poprawy swojej praktyki płatniczej w stosunku do swoich kontrahentów, unikając w ten sposób postępowania i sankcji finansowej za generowanie zatorów płatniczych.

Compliance – część V – Audyt

Efektywny system compliance w organizacji minimalizuje lub wyklucza ryzyko poniesienia sankcji prawnych, strat finansowych lub utraty reputacji. Składa się on z kilku elementów, o czym szerzej pisaliśmy w artykule: „Compliance – część II – system compliance”. Jednym z nich jest kompleksowy audyt.

Audyt przeprowadzany w ramach systemu compliance polega na weryfikacji procesów i procedur obowiązujących w organizacji pod kątem określenia ryzyk oraz obszarów, które są najbardziej narażone na ryzyko braku zgodności, i które powinny zostać objęte systemem compliance.

Audyt składa się z następujących etapów:

  • analiza struktury i specyfiki działalności organizacji,
  • analiza prawna zgodności,
  • weryfikacja procesów i procedur obowiązujących w organizacji.

W ramach pierwszego z powyższych etapów dokonuje się kompleksowej analizy struktury organizacyjnej i zarządczej organizacji z uwzględnieniem zakresu i charakteru prowadzonej działalności gospodarczej oraz jej otoczenia gospodarczego.

Następnie przechodzi się do analizy prawnej zgodności tj. weryfikacji czy organizacja funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi ją regulacjami prawnymi. Audyt weryfikuje otoczenie prawne organizacji, tj. sprawdza jakie regulacje dana organizacja jest zobowiązana przestrzegać. Jest to bardzo ważny etap, który wymaga dokładności i szerokiej wiedzy na temat organizacji, ponieważ w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, a także jej skali, może być ona objęta regulacjami wielu systemów prawnych.  

Ostatni etap, tj. weryfikacja procesów i procedur obejmuje analizę przyjętych w organizacji zasad zarządzania ryzykiem, analizę istniejących procesów i procedur. Na tym etapie badaniu podlegają procesy zachodzące w organizacji, zarówno w aspekcie wewnętrznym (np. podział kompetencji), jak i w aspekcie zewnętrznym (np. zasady zawierania umów) oraz weryfikuje się już istniejące procedury, jak również dokonuje się ich oceny z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa oraz praktyką w obszarze compliance.

 

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część IV – Compliance officer

Compliance – część III – na kogo oddziałuje system compliance oraz jak się go wdraża

Compliance – część II – system compliance

Compliance – część I – wprowadzenie

Jak poprawnie informować o obniżkach cen w ramach promocji i wyprzedaży ?

Od 1 stycznia 2023 r. przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż, zarówno internetową, jak i stacjonarną, borykają się z wdrożeniem zmian przyjętych w wyniku implementacji dyrektywy Omnibus, która ma na celu wzmocnienie ochrony konsumentów. W związku z tymi zmianami, rozpoczęły się kontrole Inspekcji Handlowej w sieciach handlowych, która sprawdza czy oraz w jaki sposób przedsiębiorcy informują o obniżkach cen. Ponadto, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) sprawdził niemal 40 stron internetowych przedsiębiorców działających w sektorze e-commerce w różnych branżach (odzież, kosmetyki, obuwie, sprzęt sportowy, sprzęt elektroniczny, platformy internetowe).

Do najważniejszych zmian wynikających z wdrożenia dyrektywy Omnibus, wzmacniających ochronę konsumentów, należą: wymóg transparentnego informowania o obniżkach cen, jasne zasady planowania ofert w wynikach wyszukiwania, zakaz sugerowania, że publikowane opinie konsumenckie są prawdziwe, jeżeli przedsiębiorca nie wdrożył mechanizmów zabezpieczających ich wiarygodność. Jednocześnie, nowelizacja przepisów z zakresu prawa konsumenckiego wprowadziła także nowe obowiązki informacyjne takie jak: podawanie numeru telefonu, informowanie, czy i jak przedsiębiorca weryfikuje udostępnione opinie, a w przypadku platform handlowych – wskazywanie, czy dana oferta pochodzi od przedsiębiorcy czy od osoby fizycznej.

NOWE OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z OBNIŻKĄ CEN

Przedsiębiorca, który ogłasza promocję lub wyprzedaż, musi podać w dobrze widocznym miejscu przy towarze – oprócz aktualnej ceny – najniższą cenę z ostatnich 30 dni poprzedzających obniżkę. Informacja musi być przedstawiona w sposób jednoznaczny, niebudzący wątpliwości oraz umożliwiający porównanie cen. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców prowadzących sprzedaż stacjonarną jak również tych, którzy dokonują sprzedaży w Internecie, a także reklamy towarów w telewizji czy radiu.

Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje towary zarówno w sklepach stacjonarnych jak i za pośrednictwem sklepu internetowego – wówczas informując o obniżeniu ceny, musi podać cenę najniższą obowiązująca w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki adekwatną dla danego środka sprzedaży – tj. sklepu stacjonarnego czy sklepu internetowego.

Nałożony na przedsiębiorców obowiązek ma na celu umożliwienie konsumentowi zweryfikowanie rzeczywistej obniżki ceny oraz zapobieżenie dotychczasowym nieuczciwym praktykom sprzedawców – pozornym obniżkom, wprowadzającym konsumenta w błąd.

Informowanie konsumentów o obniżce ceny może przybrać różne formy – obniżki procentowej, upustu o konkretną kwotę, obniżki o podatek VAT, przekreślenia ceny, podania nowej ceny czy umieszczenia hasła „wyprzedaż”. Niezależnie jednak o wybranej formy komunikatu, musi zostać podana najniższa centa towarów lub usług z ostatnich 30 dni przed obniżką.

Wyjątkiem są jednak produkty, które ulegają szybkiemu zepsuciu – wówczas sprzedawca ma obowiązek uwidocznić aktualną cenę i cenę sprzed pierwszego zastosowania obniżki. Z kolei w przypadku produktów będących w ofercie krócej niż 30 dni – należy podać najniższą cenę od rozpoczęcia sprzedaży do wprowadzenia obniżki. Przedsiębiorcy nie muszą podawać najniższej ceny sprzed obniżki, jeżeli nie ogłaszają promocji ani wyprzedaży, obniżając cenę regularną. Nowym regulacjom nie podlegają też hasła promujące oferty sprzedażowe przez porównania będące ogólnymi oświadczeniami marketingowymi (np. najlepsze, najniższe ceny) oraz oferty wiązane (np. wielosztuki).

Prezes UOKiK, w przypadku stwierdzenia naruszenia zbiorowych interesów konsumentów, może nałożyć na przedsiębiorcę karę w wysokości do 10 % obrotu na przedsiębiorstwo i do 2 mln zł na osobę zarządzającą tym przedsiębiorstwem.

ZASTRZEŻENIA PREZESA UOKiK

W związku z przeprowadzonymi kontrolami Inspekcji Handlowej oraz weryfikacją przez UOKiK praktyk stosowanych przez przedsiębiorców w należących do nich sklepach internetowych, UOKiK na swojej stronie internetowej zamieścił pewne praktyczne wytyczne co do informowania o obniżce cen, a także wskazał na poczynione w wyniku kontroli spostrzeżenia: „sprzedawca powinien prezentować najniższą cenę z okresu 30 dni przed wprowadzeniem obniżki w sposób czytelny i niebudzący wątpliwości konsumenta. Najniższa cena może być przekreślona (o ile jest nadal czytelna). Przedsiębiorca powinien wskazywać przy cenie eksponowanej jako cenie odniesienia, że jest to najniższa cena z ostatnich 30 dni przed obniżką. Nieprawidłową praktyką jest prezentowanie tego komunikatu dopiero po rozwinięciu odsyłacza czy dużo mniejszą czcionką niż obniżona cena, przy użyciu nieczytelnego koloru lub niskiego kontrastu. Informacja o najniższej cenie powinna być prezentowana w bezpośrednim sąsiedztwie aktualnej ceny. Jeśli przedsiębiorca obniża cenę częściej niż raz na 30 dni, może dodatkowo poinformować konsumenta o poprzednich cenach. Nie powinno to jednak wprowadzać konsumenta w błąd i odwracać jego uwagi od podanej najniższej ceny towaru w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki. 

Przykład: Prawidłowe informowanie o dodatkowych cenach mogłoby wyglądać „80 zł zamiast 100 zł (najniższa cena w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki). Nasza regularna cena, poza okresami promocyjnymi, w ciągu ostatnich X dni wynosiła 120 zł” (taką samą czcionką).”

Przykład: jeżeli hasło brzmi „50 % taniej”, a najniższa cena w ciągu ostatnich 30 dni poprzedzających informację o obniżce dni wynosiła 100 zł, to sprzedawca będzie musiał przedstawić 100 zł jako cenę odniesienia, od której oblicza się 50-proc. obniżkę, mimo że ostatnia cena sprzedaży towaru była inna”.

Z informacji udostępnionych na stronie UOKiK wynika, że zastrzeżenia Prezesa UOKiK wzbudziły:

  • podawanie aktualnej ceny sprzedaży i ceny przekreślonej bez zamieszczenia informacji, czym jest cena przekreślona,
  • podawanie aktualnej ceny sprzedaży i ceny przekreślonej, przy czym komunikat wyjaśniający, że cena przekreślona jest najniższą ceną towaru, która obowiązywała w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki, jest dostępny dopiero po rozwinięciu,
  • posługiwanie się przy prezentowaniu obniżek (ceny przekreślonej) innymi wartościami referencyjnymi z pominięciem najniższej ceny z 30 dni przed obniżką,
  • obliczanie wielkości obniżki (np. 20%, 150 zł) w odniesieniu do ostatniej lub standardowej ceny towaru, a nie najniższej ceny z ostatnich 30 dni,
  • posługiwanie się sformułowaniami innymi niż „najniższa cena towaru w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki”, czyli np. „cena referencyjna”, „poprzednia/ostatnia najniższa cena”, „cena z 30 dni przed promocją”,
  • prezentowanie informacji o najniższej cenie obowiązującej w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki w sposób nieczytelny: czcionka, kolorystyka, kontrast.

Programy lojalnościowe (to jest: karty rabatowe, kupony uprawniające do zniżki cenowej) są co do zasady wyłączone z obowiązku informowania o najniższej cenie w okresie 30 dni poprzedzających obniżkę, jeżeli odnoszą się do faktycznie spersonalizowanych obniżek cen. Natomiast w przypadku, gdy obniżka ceny dotyczy ogółu lub części klientów to konieczne jest podanie najniższej ceny z 30 dni poprzedzających obniżkę.

Przykład: konsument na stronie internetowej sprzedawcy widzi dostępną dla wszystkich informację, że po wpisaniu danego kodu, cena będzie obniżona – w tej sytuacji sprzedawca musi zapewnić, aby „wcześniejsza” cena wszystkich towarów objętych obniżką była najniższą publicznie dostępną ceną w ciągu ostatnich 30 dni przed wprowadzeniem obniżki.

DALSZE DZIAŁANIA UOKiK

W zamieszczonym na stronie Urzędu komunikacie, UOKiK poinformował, że będzie sprawdzał w najbliższym czasie:

  • czy i jak przedsiębiorcy działający w Internecie, którzy udostępniają opinie konsumenckie, informują o sposobie weryfikacji ich rzetelności (jeśli nie przeprowadzają takiej weryfikacji także powinni o tym wprost informować konsumentów),
  • czy i jak platformy handlowe informują o głównych parametrach decydujących o kolejności pojawiania się produktów w wynikach wyszukiwania, a także czy i w jaki sposób ujawniają, które oferty są płatną reklamą lub uzyskały wyższe plasowanie w wyniku dokonanej płatności,
  • czy i jak platformy informują o statusie osoby oferującej towary lub usługi – czy jest on przedsiębiorcą, czy osobą prywatną (w tym drugim przypadku mają też obowiązek informowania o niestosowaniu przepisów dotyczących ochrony konsumentów),
  • czy przedsiębiorcy działający w Internecie podają numer telefonu umożliwiający skuteczny kontakt z nimi.

Pełna treść komunikatu UOKiK w związku z przeprowadzonymi kontrolami:

https://uokik.gov.pl/aktualnosci.php?news_id=19234

Fundacja rodzinna – nowa instytucja w polskim systemie prawa

Ustawa o fundacji rodzinnej – etap prac legislacyjnych

Obecnie projekt ustawy oczekuje na kolejne czytanie w Sejmie, po tym, jak 13 stycznia br. swoje poprawki zgłosił Senat. Projekt ustawy zgłoszony został przez Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii.

Uzasadnienie novum

Wprowadzenie instytucji fundacji rodzinnej ustawodawca uzasadnił potrzebą zapewnienia przedsiębiorcom będącym osobami fizycznymi możliwości przeprowadzenia skutecznej sukcesji, która da ochronę przed rozdrobnieniem majątku powstałego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwi jego dalsze wykorzystanie w perspektywie dłuższej niż dwóch pokoleń.

Kluczowe dla ustawodawcy jest zabezpieczenie ciągłości przedsiębiorstwa prywatnego, w szczególności na potrzeby zabezpieczenia rodziny.

Jakkolwiek instytucja fundacji rodzinnej dedykowana jest powyższym celom, fundator nie musi być przedsiębiorcą, zaś beneficjenci fundacji nie muszą pozostawać w relacjach rodzinnych z fundatorem.

Ogólna charakterystyka

Fundacja rodzinna ma być osobą prawną utworzoną przez fundatora w celu gromadzenia mienia, zarządzania nim w interesie beneficjentów oraz spełniania świadczeń na rzecz beneficjentów. Świadczenie na rzecz beneficjenta może polegać na przeniesieniu na niego albo oddanie mu do korzystania środków pieniężnych, rzeczy lub praw, w szczególności może to być pokrywanie kosztów jego utrzymania lub kształcenia.

Fundatorem może zostać wyłącznie osoba fizyczna, zaś beneficjentem osoba fizyczna albo organizacja pozarządowa prowadząca działalności pożytku publicznego. Fundację będzie się ustanawiać poprzez złożenie oświadczenia w akcie założycielskim (wówczas fundatorów może być kilku) albo w testamencie (tylko jeden fundator). Prawa i obowiązki fundatora oraz beneficjenta będą niezbywalne, nie dotyczy to wierzytelności beneficjenta.

Struktura organizacyjna

Najważniejszym wewnętrznym dokumentem fundacji będzie jej statut określany przez fundatora. Statut będzie zawierał najistotniejsze regulacje dotyczące organizacji i sposobu działania fundacji, m.in. szczegółowy cel jej działania, określenie beneficjenta i zakresu przysługujących mu uprawnień, czas trwania fundacji jeśli jest określony oraz zasady wyłaniania, zakres obowiązków i sposób funkcjonowania organów fundacji. Do fakultatywnych elementów statutu należeć będą m.in. wytyczne dotyczące inwestowania majątku fundacji rodzinnej.

Fundacja nabędzie osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonym przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Przepisy o rejestrze w dużej mierze wzorowane są na rozwiązaniach przyjętych dla Krajowego Rejestru Sądowego.

Organem zarządzającym fundacji rodzinnej będzie zarząd, który może być jedno- lub wieloosobowy. Do jego zadań będzie należało m.in. podejmowanie czynności związanych z zapewnieniem płynności finansowej i wypłacalności fundacji.

Statut fundacji będzie mógł przewidywać ustanowienie organu nadzoru – radę nadzorczą. Jeśli liczba beneficjentów przekracza 25 osób, ustanowienie rady nadzorczej będzie obowiązkowe.

Kolejnym, obok zarządu, koniecznym organem fundacji rodzinnej będzie zgromadzenie beneficjentów tworzone przez beneficjentów, którym w statucie zostało przyznane uprawnienia do uczestnictwa w nim.

Na mocy postanowień statutu poszczególnym członkom organów fundacji, w szczególności członkom zgromadzenia beneficjentów, może zostać przyznana większa liczba głosów niż jeden.

Reguły wewnętrznej organizacji fundacji i jej organów w dużej mierze bazują na rozwiązaniach przyjętych dla spółek kapitałowych, przy czym gros tych regulacji ma charakter dyspozytywny – będą obowiązywały o ile fundator nie postanowi inaczej w statucie. Również mechanizmy zakończenia działania fundacji i jej likwidacji zbliżone są do rozwiązań znanych w prawie spółek.

Majątek fundacji

Fundator zobowiązany będzie do wyposażenia fundacji w mienie o wartości nie niższej niż 100 000 zł (fundusz założycielski). Fundacja będzie mogła także otrzymywać darowizny oraz spadki. Fundacja co do zasady nie będzie mogła wykonywać działalności gospodarczej, wyjątek stanowią określone w ustawie działania w większości sprowadzające się do zarządu majątkiem i dokonywaniu inwestycji kapitałowych.

W fundacji prowadzony będzie spis mienia obejmujący wykaz praw majątkowych wniesionych do fundacji przez fundatora albo osoby inne niż fundator, ze wskazaniem osoby wnoszącej mienie oraz z określeniem rodzaju i wartości każdego z wniesionych składników mienia, w wysokości określonej według stanu i cen z chwili ich wniesienia oraz ich wartości podatkowej. Spis mienia wnoszonego do fundacji na pokrycie funduszu założycielskiego zobowiązany będzie sporządzić fundator. Za aktualizację spisu odpowiadać będzie zarząd.

Co najmniej raz na cztery lata firma audytorska albo zespół audytorów wyznaczone przez zgromadzenie beneficjentów powinny dokonywać audytu zarządzania aktywami fundacji rodzinnej, zaciągania i spełniania zobowiązań oraz zobowiązań publicznoprawnych, pod kątem prawidłowości, rzetelności oraz zgodności z prawem, celem oraz dokumentami fundacji rodzinnej.

Odpowiedzialność fundacji

Fundacja rodzinna odpowiadać będzie solidarnie z fundatorem za jego zobowiązania powstałe przed jej ustanowieniem, w tym z tytułu obowiązku alimentacyjnego. Odpowiedzialności tej nie będzie można bez zgody wierzyciela wyłączyć ani ograniczyć. Fundacja rodzinna będzie także odpowiadała za wykonanie powstałego po jej ustanowieniu obowiązku alimentacyjnego obciążającego fundatora.

Opisana powyżej odpowiedzialność fundacji będzie ograniczona do wartości mienia wniesionego przez fundatora według stanu z chwili nabycia, a według cen z chwili zaspokojenia wierzyciela.

Compliance – część IV – Compliance officer

W niniejszym artykule przedstawimy rolę Compliance officera – jego pozycję w przedsiębiorstwie, zadania i obowiązki w skutecznym systemie zarządzania zgodnością (systemie compliance).

System compliance jest zbiorem procedur, działań i rozwiązań organizacyjnych, które zapewnią funkcjonowanie przedsiębiorstwa zgodnie z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi. System compliance nie jest jedynie zbiorem zasad tj. nakazów i zakazów obowiązujących w danym przedsiębiorstwie, jest on również swojego rodzaju ,,doradcą” pomagającym efektywnie i bezpiecznie prowadzić przedsiębiorstwo oraz realizować jego cele za pomocą owych zasad, co niewątpliwie sprzyja jego rozwojowi.

Nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu zarządzania zgodnością powinien czuwać „specjalista”, który zapewni zgodność z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz zminimalizuje ryzyko wystąpienia stanu niezgodności. Takim ,,specjalistą” jest Compliance officer (czy też tzw. Specjalista ds. zapewnienia zgodności). Jest to osoba wyznaczona w ramach danej jednostki lub spoza niej (tzw. zewnętrzny Compliance officer, którym może być przykładowo doradca prawny świadczący usługi z zakresu compliance), która posiada fachową wiedzę i doświadczenie w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz wdrażania rozwiązań mających na celu minimalizację ryzyka braku zgodności. Stanowisko Compliance officera łączy się z przede wszystkim z dbaniem o prawidłową kulturę procedur w organizacji i wspieraniem rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej.

Do głównych obowiązków Compliance officera należą w szczególności:

  • wdrożenie i czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu compliance,
  • budowanie świadomości i kultury compliance w przedsiębiorstwie,
  • minimalizowanie ryzyka związanego z prowadzeniem przedsiębiorstwa niezgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi w systemie compliance, w tym także normami etycznymi i społecznymi,
  • prowadzenie szkoleń i edukacja pracowników oraz kadry zarządzającej w zakresie obowiązujących wymogów i przepisów wewnętrznych i zewnętrznych dot. systemu zarządzania zgodnością,
  • monitorowanie zmian prawnych, korporacyjnych i branżowych,
  • identyfikacja potencjalnych ryzyk związanych z obowiązującymi przepisami i realna ocena ryzyka,
  • czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu informowania o nieprawidłowościach,
  • współpraca przy wdrożeniu skutecznych systemów, procedur i mechanizmów zabezpieczających,
  • raportowanie organom zarządzającym przedsiębiorstwem o realizacji zadań wynikających z planu utrzymania zgodności.

Należy mieć na uwadze, że nie jest wystarczające samo przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania zgodnością, ale aby taki system był efektywny musi być nadzorowany przez właściwą osobę, którą jest w tym przypadku Compliance officer.

 

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część III – na kogo oddziałuje system compliance oraz jak się go wdraża

Kara za naruszenie danych osobowych nałożona przez UODO na przedsiębiorcę

Naruszenie ochrony danych osobowych polegające na udostępnieniu osobie trzeciej przez spółkę, w wiadomość e-mail, danych osobowych klienta zawartych w umowie.

W niniejszym artykule zostanie poruszona kwestia związana z brakiem terminowego zawiadomienia organu nadzorczego oraz osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych oraz skutków jakie mogą się wiązać z tego typu zachowaniem administratora.

UODO, w ostatnim czasie stwierdził naruszenie przepisów prawa telekomunikacyjnego, polegające na niezawiadomieniu organu nadzorczego o naruszeniu danych osobowych w terminie 24 godzin od wykrycia naruszenia oraz braku niezwłocznego powiadomienia o naruszeniu danych osobowych osoby, której dotyczyło naruszenie, i w związku z tym nałożył na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości 250 tys. złotych. 

W ocenie UODO, na wysokość ww. kary pieniężnej wpływ miał zarówno zakres naruszenia, czas jego trwania, jak i skutki jakie spółka spowodowała ww. naruszeniem, albowiem, powyższe naruszenie mogło wywrzeć niekorzystny wpływ na prawa osoby, której dane dotyczą, w szczególności mogło skutkować nieuprawnionym posługiwaniem się danymi osobowymi, szkodą majątkową, czy naruszeniem dóbr osobistych.

UODO zwraca uwagę na to jak ważne, jest umożliwienie podjęcia niezbędnych działań zapobiegawczych w celu ochrony praw lub wolności przed negatywnymi skutkami naruszenia.

STAN FAKTYCZNY 

Urząd Ochrony Danych Osobowych został poinformowany o naruszeniu danych osobowych przez osobę trzecią, która zgłosiła, że jest nieuprawnionym odbiorcą zestawu dokumentów dotyczących zawarcia umowy. W związku z czym, UODO zwrócił się do spółki o udzielenie informacji na temat naruszenia danych osobowych. Spółka wyjaśniła, że podczas procesu zawarcia umowy została wygenerowana wiadomość e-mail zawierająca kopię umowy wraz z załącznikami, a następnie została ona wysłana na adres wskazany przez klienta. Wymaga podkreślenia, że osoba, której dane dotyczą zwróciła do spółki, z informacją, iż adres e-mail wskazany w umowie jest błędny i poprosiła o jego usunięcie, a spółka miała możliwości techniczne, aby zapobiec powyższemu naruszeniu.

Natomiast przedsiębiorca nie dopatrzył się podstaw do traktowania powyżej opisanego zdarzenia jako naruszenia danych osobowych i nie zgłosił naruszenia do UODO oraz nie powiadomił osoby, której dane dotyczą. Do zgłoszenia naruszenia danych osobowych doszło dopiero na skutek otrzymania zawiadomienia od UODO o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie naruszenia danych osobowych. Natomiast zgodnie z prawem telekomunikacyjnym administrator:

  • zawiadamia organ nadzorczy o naruszeniu danych osobowych w terminie 24 godzin od wykrycia naruszenia; 
  • oraz niezwłocznie po wykryciu naruszenia zawiadamia o takim naruszeniu również abonenta lub użytkownika końcowego. 

UODO w swojej decyzji zwraca uwagę, że w przypadku obowiązku zawiadomienia organu nadzorczego jak i obowiązku powiadomienia abonenta ważny jest moment wykrycia naruszenia, albowiem uznaje się, że do wykrycia naruszenia ochrony danych osobowych, dochodzi wówczas, gdy dostawca uzyskał wystarczającą wiedzę o zaistnieniu zdarzenia naruszającego ochronę, które doprowadziło do naruszenia ochrony danych osobowych.

W przedmiotowej sprawie administrator uzyskał informację dwukrotnie: po raz pierwszy, kiedy to sam klient zwrócił się do administratora z informacją, iż adres e-mail wskazany przez niego podczas procesu podpisania umowy jest błędny i poprosił o jego usunięcie oraz po raz drugi, gdy administrator odebrał pismo od UODO wzywające do złożenia wyjaśnień dotyczących naruszenia ochrony danych osobowych polegającego na umożliwieniu nieuprawnionej osobie trzeciej wglądu do zestawu dokumentów. W ocenie UODO uzyskanie pierwszej z ww. informacji było wystarczające do wykrycia naruszenia ochrony danych osobowych. Natomiast spółka zawiadomiła organ nadzorczy oraz abonenta o naruszeniu ochrony danych osobowych dopiero po wszczęciu postępowania administracyjnego w przedmiotowej sprawie i po dokonaniu wglądu w akta sprawy.

Podsumowując, spółka zarówno nie zawiadomiła UODO o naruszeniu ochrony danych osobowych w terminie wynikającym z przepisów prawa, ale również nie wypełniła obowiązku powiadomienia osoby, której dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki,  o ww. naruszeniu, co jednoznacznie przełożyło się na wydaną przez UODO decyzję.

Zmiany wprowadzone Dyrektywą Omnibus – na co muszą przygotować się przedsiębiorcy?

OBOWIĄZYWANIE NOWYCH REGULACJI

Wraz z początkiem nowego roku przedsiębiorców prowadzących sprzedaż internetową czekają istotne zmiany. Dyrektywa Omnibus została uchwalona przez organy Unii Europejskiej już ponad dwa lata temu, jednakże jej implementacja do polskiego porządku prawnego nastąpi dopiero wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 4 listopada 2022 roku o zmianie ustawy o prawach konsumenta, ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Prawo prywatne międzynarodowe. Nowe przepisy, mające na celu wzmocnienie obowiązujących zasad ochrony konsumentów, zapewnienie większej przejrzystości oraz bezpieczeństwa zakupów internetowych, będą obowiązywać od 1 stycznia 2023 roku.

KOGO BĘDĄ DOTYCZYĆ ZMIANY?

Zainteresowani nadchodzącymi zmianami powinni być w szczególności przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż swoich towarów lub usług na odległość. Część nowelizacji dotyczy również handlu tradycyjnego, jednakże większość zmian skupiona jest wokół branży e-commerce.

Do kategorii podmiotów, które objęte są implementowaną dyrektywą należą również pośrednicy sprzedaży, czyli tzw. porównywarki internetowe (platformy marketplace), szczególnie, jeżeli to w ich imieniu prowadzona jest sprzedaż wybranych produktów. Istotnym jest, aby każdorazowo zidentyfikować kto jest stroną umowy zawieranej z konsumentem, ponieważ właśnie to będzie determinowało na kim spoczywać będzie obowiązek ujednolicenia swoich działań z nowymi przepisami.

Należy również zauważyć, że przedsiębiorcy z branży e-commerce będą objęci innymi zmianami, które wprowadza dyrektywa towarowa i cyfrowa, o której pisaliśmy tutaj

 WPROWADZONE ZMIANY

Nowe przepisy nakładają na dostawców platform handlowych obowiązek informowania kupujących o głównych parametrach decydujących o plasowaniu ofert. Taką informację należy zamieścić w miejscu łatwo dostępnym, a zakładka zawierająca informacje o plasowaniu musi być umieszczona w bezpośrednim sąsiedztwie wyników wyszukiwania.

Nowelizacja przewiduje również obowiązek informowania konsumenta o indywidualnym dostosowaniu ceny będącym wynikiem zautomatyzowanego podejmowania decyzji (profilowania). Konsument, którego dotyczyć będzie profilowanie będzie miał dodatkowo możliwość zakwestionowania wyświetlanej ceny.

Dostawcy platform internetowych będą zobowiązani do informowania konsumentów o tym, czy dostępne na danej platformie opinie o produktach i usługach zostały zweryfikowane np. poprzez umożliwienie wystawienia recenzji, jedynie przez osobę zarejestrowaną, która dokonała zakupu. Co istotne, zabronione będzie usuwanie negatywnych komentarzy i wyświetlanie tylko tych, które stawiają firmę w pozytywnym świetle

Z implementowanej dyrektywy wynika również, że dostawca platformy będzie miał obowiązek przekazać konsumentowi informację, że umowa zawarta z tym sprzedawcą nie będzie podlegała ochronie konsumenckiej. Oznacza to, że jeżeli na danej platformie zawierane będą mogły być transakcje między konsumentami, jej dostawca będzie zobowiązany do poinformowania o tym.

Przedstawione powyżej obowiązki to tylko część zagadnień istotnych dla przedsiębiorców. Wprowadzenie zmian, z pewnością, będzie wymagało znacznego nakładu pracy, ponieważ dostosowanie działalności do nowych przepisów niesie za sobą konieczność przeprowadzania indywidualnej analizy każdego przedsiębiorcy.