Kogo dotyczy compliance?

System compliance jest to system pozwalający zapobiegać powstawaniu naruszeń nie tylko w obszarze prawa, ale również w obszarze nieuczciwych praktyk lub nieetycznych zachowań.

Pojęcie compliance jest niezwykle szerokie. Oznacza to, że obręb działań, prawidłowo działającego systemu compliance, jest bardzo złożony i przenika przez praktycznie każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa.

Głównym zadaniem compliance w przedsiębiorstwie jest wdrażanie mechanizmów, których skuteczność będzie eliminować ryzyko braku zgodności.

Aby system ten był efektywny, należy zapewnić zgodność działań z compliance zarówno w ujęciu wewnętrznym jak i zewnętrznym, co oznacza, że przestrzegać powinni go wszyscy członkowie przedsiębiorstwa, albowiem system ten dotyczy nie tylko pracowników i kadry zarządzającej, ale także partnerów biznesowych i kontrahentów. Wszystkie osoby współpracujące z przedsiębiorstwem powinny znać zakres obowiązujących w nim procedur i stosować je w praktyce.

Jak wdrożyć system compliance ?

Żeby system compliance mógł przynosić jak najlepsze korzyści, powinien działać na dwóch płaszczyznach: wewnętrznej i zewnętrznej.

• Obszar wewnętrzny

Działania wewnętrzne, tj. podejmowane w ramach organizacji, powinny obejmować w szczególności takie elementy jak przygotowanie regulaminów, polityk, procedur i kodeksów postępowania, które zostaną przyjęte do stosowania. W związku z przyjęciem ww. regulacji powinno się także dbać o edukacje wszystkich pracowników w zakresie swoich obowiązków, albowiem podejmowane przez nich decyzje przedkładają się na całe przedsiębiorstwo i mogą mieć negatywne konsekwencje prawne.

• Obszar zewnętrzny

Obszar zewnętrzny compliance odnosi się do działań wobec kontrahentów, klientów, podwykonawców i instytucji prawnych. W tym obszarze głównym obowiązkiem organizacji jest ochrona danych osobowych i zachowywanie tajemnic zawodowych oraz wszelkie działania antykorupcyjne, zapobieganie manipulacji czy zgłaszanie naruszeń. Ponadto należy zadbać o to, aby wszelkie umowy były zawierane w zgodzie z prawem, natomiast wszelkie działania przedsiębiorców powinny być podejmowanie zgodnie z przyjętymi regulacjami compliance.

Aby system compliance spełniał swoje funkcje i przynosił oczekiwane korzyści nie wystarczy samo jego wdrożenie. Konieczne jest jego bieżące monitorowanie i dostosowywanie do zmieniających się regulacji oraz sytuacji wewnątrz przedsiębiorstwa, a także jego otoczenia.

W kolejnym artykule przybliżymy Państwu instytucję Compliance oficera oraz wskażemy na podstawowe zadania, które powinien wypełniać.

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część II – system compliance

Compliance – część I – wprowadzenie