Uprzejmie zachęcamy do zapoznania się z poniższym artykułem dotyczącym sytemu compliance. Nasz Zespół przygotował dla Państwa szereg artykułów obejmujących szczegółowe zagadnienia związane z systemem compliance, które wkrótce pojawią się na naszej stronie internetowej. Będą mogli Państwo bliżej zapoznać się z kwestiami takimi jak: co to jest i kogo dotyczy system compliance, jakie benefity możemy uzyskać wdrażając ten system w swojej firmie, jak wyglądają poszczególne etapy wdrożenia (tj. przeprowadzanie audytu, przygotowanie procedur, przeprowadzanie szkoleń itp.) oraz  na czym polega instytucja officer compliance.

Czym jest compliance?

Compliance oznacza w dosłownym tłumaczeniu „zgodność”. Jest to pojęcie niezwykle szerokie, bowiem dotyka wielu obszarów organizacji i wpływa na szereg przeprowadzanych w niej procesów. System compliance obejmuję zgodność z przepisami prawa, zbiorami reguł, w tym również etycznymi, regulacjami wewnętrznymi, jak i cały szereg zintegrowanych ze sobą działań i standardów, których organizacja zobowiązana jest przestrzegać.

Compliance oznacza zatem zorganizowanie przedsiębiorstwa w taki sposób, aby prowadzone ono było zgodnie ze wskazanymi powyżej przepisami i zasadami, a wszystkie działania, które mają w tym pomóc tworzą system zarządzania zgodnością.

Wdrożenie systemu zgodności w organizacji stanowi ogromne wsparcie dla jej codziennego funkcjonowania, lecz przede wszystkim ogranicza występujące ryzyka, w szczególności ryzyko poniesienia odpowiedzialności za występujące w organizacji nieprawidłowości. Z roku na rok przybywa regulacji prawnych, do których firmy muszą się stosować pod groźbą dotkliwych sankcji, w tym najczęściej sankcji finansowych. W związku z tym ryzyko braku zgodności prowadzonej działalności z obowiązującymi przepisami i regulacjami nieustannie wzrasta.

Działając w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, współczesny przedsiębiorca z wyprzedzeniem musi minimalizować ryzyka, które mogą powstać podczas podejmowania większości decyzji związanych z prowadzoną działalnością. Musi także zdawać sobie sprawę z tego jak ważna jest prawidłowa reakcja na zmiany w prawie, przeszkolenie kadry zarządzającej i personelu, opracowanie i wdrożenie wymaganych polityk, czy nawet wybór właściwego sposobu postępowania w razie interwencji organów.

Wprowadzenie systemu compliance w firmie ma na celu przede wszystkim zapobieganie różnego rodzaju naruszeniom i nieprawidłowościom, a w przypadku, gdy takie uchybienia się pojawią, system powinien umożliwić szybkie ich wykrycie i ustalenie odpowiedzialności. Ponadto system ma także za zadanie chronić organizację przed karami, stratami finansowymi czy utratą reputacji w razie wystąpienia problemów wynikających z m.in. naruszenia przepisów prawa.

Pod pojęciem nieprawidłowości rozumie się zarówno zachowanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, ale także złamanie zasad etyki, przekroczenie przyjętego standardu czy norm. Takim czynem może być np. korupcja, zignorowanie zjawiska prania pieniędzy, naruszenie ochrony danych osobowych, ujawnienie informacji poufnej, mobbing pracownika, określenie warunków pracy niezgodnie z przepisami prawa pracy, naruszenie zasad BHP, itp.

Dostosowany do profilu działalności organizacji i realnie funkcjonujący system compliance pozwala na:

• zmniejszenie ryzyka wystąpienia oraz wykrywanie naruszeń i nieprawidłowości oraz ograniczenie odpowiedzialności osób odpowiedzialnych w organizacjach (funkcja prewencyjna),
• doprowadzenie do stanu zgodności z prawem oraz regulacjami wewnętrznymi
• ograniczanie negatywnych skutków zaistniałych zdarzeń,
• usprawnienie procesów występujących w organizacji,
• kontrolowanie ryzyka prawnego, jak również ryzyka biznesowego.

Efektywne zarządzanie ryzykiem braku zgodności w firmie wymaga wdrożenia systemu compliance. Niemniej jednak, aby procedura compliance była efektywna musi zostać dopasowana indywidualnie do struktury procesów biznesowych i profilu przedsiębiorcy tj. uwzględniać specyfikę działania firmy oraz jej otoczenie prawne i biznesowe, w celu zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi.

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część II – system compliance