W niniejszym artykule przedstawimy rolę Compliance officera – jego pozycję w przedsiębiorstwie, zadania i obowiązki w skutecznym systemie zarządzania zgodnością (systemie compliance).

System compliance jest zbiorem procedur, działań i rozwiązań organizacyjnych, które zapewnią funkcjonowanie przedsiębiorstwa zgodnie z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi. System compliance nie jest jedynie zbiorem zasad tj. nakazów i zakazów obowiązujących w danym przedsiębiorstwie, jest on również swojego rodzaju ,,doradcą” pomagającym efektywnie i bezpiecznie prowadzić przedsiębiorstwo oraz realizować jego cele za pomocą owych zasad, co niewątpliwie sprzyja jego rozwojowi.

Nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu zarządzania zgodnością powinien czuwać „specjalista”, który zapewni zgodność z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz zminimalizuje ryzyko wystąpienia stanu niezgodności. Takim ,,specjalistą” jest Compliance officer (czy też tzw. Specjalista ds. zapewnienia zgodności). Jest to osoba wyznaczona w ramach danej jednostki lub spoza niej (tzw. zewnętrzny Compliance officer, którym może być przykładowo doradca prawny świadczący usługi z zakresu compliance), która posiada fachową wiedzę i doświadczenie w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz wdrażania rozwiązań mających na celu minimalizację ryzyka braku zgodności. Stanowisko Compliance officera łączy się z przede wszystkim z dbaniem o prawidłową kulturę procedur w organizacji i wspieraniem rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej.

Do głównych obowiązków Compliance officera należą w szczególności:

• wdrożenie i czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu compliance,
• budowanie świadomości i kultury compliance w przedsiębiorstwie,
• minimalizowanie ryzyka związanego z prowadzeniem przedsiębiorstwa niezgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi w systemie compliance, w tym także normami etycznymi i społecznymi,
• prowadzenie szkoleń i edukacja pracowników oraz kadry zarządzającej w zakresie obowiązujących wymogów i przepisów wewnętrznych i zewnętrznych dot. systemu zarządzania zgodnością,
• monitorowanie zmian prawnych, korporacyjnych i branżowych,
• identyfikacja potencjalnych ryzyk związanych z obowiązującymi przepisami i realna ocena ryzyka,
• czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu informowania o nieprawidłowościach,
• współpraca przy wdrożeniu skutecznych systemów, procedur i mechanizmów zabezpieczających,
• raportowanie organom zarządzającym przedsiębiorstwem o realizacji zadań wynikających z planu utrzymania zgodności.

Należy mieć na uwadze, że nie jest wystarczające samo przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania zgodnością, ale aby taki system był efektywny musi być nadzorowany przez właściwą osobę, którą jest w tym przypadku Compliance officer.

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część III – na kogo oddziałuje system compliance oraz jak się go wdraża