Compliance, AML i Sygnaliści (whistleblowers)

• analiza ryzyk compliance i proponowanie na jej podstawie odpowiednich środków mitygujących ryzyka z poszczególnych obszarów (m.in. HR, ochrona danych osobowych, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ochrona środowiska, sprawy korporacyjne, prawa własności intelektualnej),
• tworzenie regulacji w obszarze compliance (polityki, procedury, instrukcje),
• prewencyjne i proaktywne doradztwo w zakresie compliance – udzielanie odpowiedzi na bieżące pytania jak i opiniowanie nowych produktów,
• szkolenia dla pracowników dostosowane do profilu ryzyk przedsiębiorstwa,
• zarządzanie kryzysowe, w szczególności w razie wystąpienia groźby szkód wizerunkowych,
• stworzenie dostosowanych do charakteru organizacji kanałów informowania o nieprawidłowościach (whistleblowing),
• identyfikacja ryzyka w zakresie nawiązania lub kontynuowania współpracy z partnerami biznesowymi,
• wdrażanie kompleksowej dokumentacji i procedur z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu:
  • polityka „poznaj swojego klienta”,
  • skuteczny monitoring klienta,
  • identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego,
  • ocena ryzyka instytucji obowiązanej i zasady zarządzania rozpoznanym ryzykiem,
  • środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
  • zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
  • zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie GIIF informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
  • zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu AML,
  • zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu AML zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami AML oraz zasadami postpowania określonymi w wewnętrznej procedurze.
• szkolenia pracowników z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu zapewniające instytucjom obowiązanym oraz jej pracownikom wiedzę i informacje pozwalające na prawidłową realizację jej obowiązków związanych z raportowaniem podejrzeń popełnienia przestępstwa prania pieniędzy, finansowania terroryzmu lub innych przestępstw, w tym przestępstw skarbowych,
• współpraca z organami ścigania i GIIF.

Ochrona sygnalistów – whistleblowers, sygnaliści

Państwa członkowskie Unii Europejskiej zobowiązane są do implementacji do krajowych porządków prawnych Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej jako Dyrektywa), do dnia 17 grudnia 2021 r. (w odniesieniu do przedsiębiorców zatrudniających powyżej 250 osób; natomiast do dnia 17 grudnia 2023 r – w odniesieniu do przedsiębiorców zatrudniających od 50-249 pracowników).

1. Przygotujemy kompletną, dedykowaną dla Twojej organizacji dokumentację wewnętrzną zgodną nie tylko z przepisami prawa lecz również z wiodącymi standardami rynkowymi.
2. Wdrożymy opracowane procedury w Twojej organizacji uwzględniając jej specyfikę, w tym jej strukturę, rodzaj działalności, dotychczasowe procedury, procesy czy regulaminy.
3. Zaprojektujemy (bądź dostosujemy już istniejące) kanały umożliwiające przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami oraz dialog z sygnalistą. Oferujemy również usługę udostępnienia i obsługi zewnętrznego kanału zgłoszeń.
4. Opracujemy dostosowane do Twojej organizacji optymalne formuły komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, związanej z wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów.
5. Zapewnimy natychmiastowe wsparcie w nagłych sytuacjach jak również bieżące doradztwo na każdym etapie postępowania związanego z otrzymanymi zgłoszeniami.
6. Zapewnimy szkolenia dla poszczególnych grup pracowników zarówno w fazie wdrożenia jak i funkcjonowania systemu.
7. Aby sygnalizowanie mogło się stać pożytecznym narzędziem zarządzania przedsiębiorstwem, ograniczającym straty, zapobiegającym utratą wizerunku i wpływającym pozytywnie na poziom motywacji pracowników, dokonamy diagnozy istniejących wewnątrz Twojej organizacji postaw wobec wprowadzanych regulacji, aby w sposób optymalny zaprojektować wewnętrzną komunikację o systemie i szkolenia dla osób na poszczególnych szczeblach Twojej organizacji.

Projektując nasze rozwiązania uwzględniamy przepisy prawa, standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie jak również wytyczne Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (International Organization for Standardization).

Już niebawem – w lipcu 2021 roku – opublikowana zostanie norma ISO 37002 – „Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości – wytyczne” („Whistleblowing management systems – Guidelines”) zawierająca wytyczne w zakresie skutecznego wdrażania, zarządzania i oceny, utrzymania oraz doskonalenia odpowiedzialnego systemu zarządzania nieprawidłowościami w przedsiębiorstwie.

Nie warto czekać do ostatniej chwili z rozpoczęciem prac nad wdrożeniem. Oferujemy rozwiązania oparte na tzw. minimalnym poziomie ochrony wyznaczonym przez Dyrektywę, a po jej implementacji do krajowego porządku prawnego – przegląd i ewentualną aktualizację przyjętych rozwiązań.