Wdrożenie systemu compliance staje się coraz bardziej powszechne wśród organizacji. Powodem tego są m.in.: częste zmiany w prawie, pociąganie do odpowiedzialności członków zarządu organizacji, ponoszone straty finansowe będące wynikiem korupcji i nadużyć. Ponadto posiadanie skutecznego i efektywnego systemu compliance jest często wymagane przez partnerów biznesowych, dla których stanowi on warunek dalszych negocjacji czy zawarcia kontraktu. Należy jednak pamiętać, że system compliance musi zostać dostosowany do potrzeb organizacji i prawidłowo wdrożony. Następnie konieczne jest również zadbanie o jego prawidłowe funkcjonowanie w organizacji tj. bieżące aktualizowanie, ulepszanie i podejmowanie działań zmierzających do zapewnienia jego skuteczności. Nieskuteczny system compliance nie przyniesie oczekiwanych rezultatów i nie uchroni organizacji przed negatywnymi konsekwencjami braku zgodności.

Poniżej zostały zobrazowane najczęstsze błędy pojawiające się w zakresie wdrażania i funkcjonowania systemu compliance w organizacjach:

• Źle przeprowadzane oceny ryzyka oraz wadliwie implementowane polityki i procedury wewnętrzne – problemy te pojawiają się, gdy organizacje próbują przeprowadzić ocenę ryzyka „na własną rękę”, rezygnując z pomocy profesjonalisty, który wskaże im występujące zagrożenia oraz wdroży skuteczne i dopasowane mechanizmy zabezpieczające. Brak prawidłowej oceny ryzyka przedkłada się natomiast na brak odpowiedniej weryfikacji obszarów narażonych na wystąpienie ryzyka i efektywność wprowadzonych polityk i procedur, a w rezultacie na wystąpienie nieprawidłowości, poniesienie starty finansowej, utratę reputacji i poniesienie odpowiedzialności.
• Brak aktualizacji systemu compliance – funkcjonujące w ramach organizacji polityki i procedury wewnętrzne wymagają również bieżącej aktualizacji, w szczególności pod względem zgodności z prawem, które w dzisiejszych czasach zmienia się dynamicznie. Brak bieżącej aktualizacji systemu compliance powoduje, że funkcjonujące w ramach organizacji polityki i procedury nie są dostosowywane do aktualnych potrzeb organizacji. Powyższe spowodowane jest również brakami kadrowymi brak posiadania przez organizacje osoby odpowiedzialnej za nadzór nad systemem compliance i jego bieżącą aktualizację.
• Brak jasnego zdefiniowania roli i odpowiedzialności oraz przypisywanie obowiązków osobom nieposiadającym odpowiednich kompetencji – częstym błędem popełnianym przez organizacje jest powierzenie pełnienia kilku funkcji jednej osobie. Natomiast system compliance wymaga odpowiedniego zaangażowania, co oznacza, że osoba będąca inspektorem ds. compliance powinna maksymalnie skupić się na swoich obowiązkach, aby uniknąć narażenia organizacji na negatywne skutki.
• Brak regularnego raportowania i zgłaszania błędów – problem stanowi również bieżące raportowanie organom zarządczym wyników z działania systemu compliance w organizacji. Brak odpowiedniego monitorowania i raportowania przekłada się na brak szybkiej możliwości identyfikacji nieprawidłowości i wdrażania działań naprawczych oraz hamuje proces udoskonalania systemu compliance w organizacji.
• Brak szkoleń – brak szkoleń przedkłada się na brak znajomości przez pracowników polityk i procedur oraz brak umiejętności praktycznego ich zastosowania np. niezgłaszanie błędów. Brak przeprowadzania regularnych szkoleń nie sprzyja również tworzeniu kultury etycznej firmy, która będzie promować zachowania właściwe dla danej organizacji.
• Brak komunikacji i wsparcia ze strony organu zarządzającego – w organizacjach często zauważa się brak zaangażowania ze strony organu zarządzającego, który powinien jasno komunikować wsparcie dla systemu compliance oraz promować wartości i zachowania pożądane w organizacji.
• Brak odpowiednich narzędzi wspierających system compliance – organizacje powinny wdrażać narzędzia do raportowania i wizualizacji stanu zgodności, ułatwiające podejmowanie skutecznych decyzji oraz wykazanie należytej staranności.

Zapraszamy Państwa serdecznie do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dotyczącymi tematyki compliance:

Compliance – część IX – procedury

System compliance – część VIII – Szkolenia – jeden ze sposobów zapewnienia efektywności systemu compliance

Compliance – część VII – jakie obszary działalności instytucji powinny zostać objęte systemem compliance?

System compliance – część VI – Ocena ryzyka

Compliance – część V – Audyt

Compliance – część IV – Compliance officer

Compliance – część III – na kogo oddziałuje system compliance oraz jak się go wdraża

Compliance – część II – system compliance

Compliance – część I – wprowadzenie