Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 16 czerwca 2023 r. fakturowanie elektroniczne przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „KSeF”) stanie się nowym obowiązkiem przedsiębiorców. Obecnie korzystanie z systemu KSeF jest dobrowolne, natomiast od 1 lipca 2024 roku KSeF będzie rozwiązaniem obligatoryjnym dla:

• przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT;
• podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Dla małych oraz średnich przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT korzystanie z systemu będzie obowiązkowe dopiero od stycznia 2025 roku.

KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych o unikalnym numerze identyfikacyjnym. Wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, a jej odbiorca uzyskuje dostęp poprzez profil w KSeF bądź wskazanie danych faktury. System pozwala również na nadawanie, zmianę lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF czy analizę i kontrolę prawidłowości danych z wystawianych e-Faktur.

To kluczowa zmiana dla przedsiębiorców. Z momentem wejścia w życie planowanych zmian każdą fakturę trzeba będzie wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do systemu. Faktura przejdzie systemowy proces weryfikacji pod kątem spełniania wymogów tzw. ustrukturyzowanej e-Faktury (format XML, autoryzacja użytkownika w KSeF, faktura bez załączników).

Wprowadzenie KSeF oznacza konieczność dostosowania dotychczasowych oprogramowań księgowych oraz wewnętrznych procedur do nowych wymogów. Należy również pamiętać o tym, że aby skutecznie zarejestrować się w KSeF należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną bądź podpis zaufany.

Taka forma prowadzenia dokumentacji uprości proces kontroli rozliczeń u przedsiębiorców poprzez zdalne monitorowanie przez organy podatkowe, co pozwoli zredukować ryzyko nadużyć w tym zakresie.

Nadto nowelizacja wprowadzająca obowiązek elektronicznego fakturowania dla przedsiębiorców przewiduje m.in.:

• automatyczną archiwizację wystawianych faktur;
• uproszczony obieg dokumentacji usprawniający proces księgowania oraz wzajemnych rozliczeń między przedsiębiorcami;
• skrócenie okresu oczekiwania na zwrot podatku VAT do 45 dni (obecnie wynosi 60 dni);
• ujednolicony wzór faktur ułatwi przedsiębiorcom wystawienie faktury;
• możliwość pobierania dokumentacji z prowadzonej przez Ministerstwo bazy danych minimalizujący ryzyko utraty/ zniszczenia faktury;
• pewność otrzymania od odbiorcy faktury poprzez elektroniczne zatwierdzenie jej odbioru (w przypadku wyboru takiej formy przez odbiorcę).

Warto wspomnieć, iż na obecnym etapie funkcjonowanie KSeF budzi jeszcze wiele wątpliwości praktycznych w zakresie kwestii nieuregulowanych wprost ustawą. Powyższe dotyczą w szczególności technicznych aspektów funkcjonowania samego systemu czy weryfikacji statusu nabywcy (w związku z wyłączeniem z KSeF faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).