E-doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji drogą elektroniczną ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (za gov.pl). Oznacza to, że za pomocą komputera przedsiębiorcy będą mogli, bez względu na porę dnia i z dowolnego miejsca, nadać lub odebrać przesyłkę. Usługa ta wymaga jednak rejestracji.

Skrzynkę elektroniczną powinni posiadać między innymi przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG oraz KRS ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów niepublicznych – fundacji i stowarzyszeń – oraz zawodów zaufania publicznego takich jak adwokat, radca prawny, notariusz, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny oraz rzecznik patentowy.

Ostateczny termin wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym został już kolejny raz zmieniony.

W zależności od daty rejestracji podmiotu niepublicznego w CEIDG lub KRS przedsiębiorców obowiązują inne terminy na wdrożenie systemu e-Doręczeń:

CEIDG

• przedsiębiorcy zarejestrowani do 31 grudnia 2024 r do 30 września 2026 r,
• przedsiębiorcy rejestrujący się od 1 stycznia 2025 od 1 stycznia 2025 r.

 KRS:

• przedsiębiorcy uzyskujący wpis przed dniem określonym w komunikacie Ministra Cyfryzacji (nie wcześniej niż 30 marca 2024 r. i nie później niż 1 stycznia 2025 r.) – w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w komunikacie Ministra Cyfryzacji

Obecnie publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczy Poczta Polska S.A. natomiast kwalifikowaną podmioty spełniające standardy świadczenia usług dotyczące bezpieczeństwa i wiarygodności. Podmiotom niepublicznym będącym przedsiębiorcami zarejestrowanymi w KRS przysługuje uprawnienie do wyboru usługodawcy.

Jeżeli spółka zdecyduje się korzystać z usług publicznego podmiotu może uzyskać adres elektroniczny poprzez złożenie wniosku on-line przez stronę www.gov.pl/web/e-doreczenia w zakładce „Uzyskaj adres do e – doręczenia”. W przypadku usług kwalifikowanego dostawcy uzyskaniem adresu oraz wpisaniem go do rejestru zajmie się usługodawca.

Wniosek o uzyskanie adresu elektronicznego może w imieniu spółki złożyć pełnomocnik lub reprezentant. Inaczej rzecz się ma w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, gdyż w tym przypadku wniosek złożyć musi członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji lub osoba wybrana przez zarząd          na pełnomocnika.

Wdrożenie systemu e-doręczeń niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Warto zwrócić uwagę na usprawnienie systemu przepływu korespondencji, archiwizacji oraz ułatwienie dostępu do danych za pomocą dowolnych urządzeń elektronicznych. Rozwiązania te przybliżają systemy administracji państwowej do pełnej informatyzacji, a co za tym idzie do unowocześnienia aktualnego mechanizmu komunikacji pomiędzy organami państwa a podmiotami gospodarczymi.