Zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę

Projekt ustawy z dnia 1 września 2025 r. przewiduje przede wszystkim przyznanie PIP nowego uprawnienia – możliwości stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, gdy strony zawarły umowę cywilnoprawną, mimo że zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna zostać zawarta umowa o pracę.

Rozstrzygnięcie decyzji Inspekcji Pracy, stwierdzającej istnienie stosunku pracy, będzie zawierało określenie:

1. 1. rodzaju umowy o pracę zawartej pomiędzy stronami;
   2. daty zawarcia umowy o pracę i terminu rozpoczęcia pracy;
   3. rodzaju pracy;
   4. miejsca wykonywania pracy;
   5. wymiaru czasu pracy oraz
   6. wysokości wynagrodzenia za pracę –

a zatem wszystkich elementów istotnych umowy o pracę w myśl art. 29 Kodeksu pracy.

Projekt zakłada także, że w przypadku, gdy inspektor pracy nie będzie w stanie ustalić wynagrodzenia na podstawie zebranego materiału dowodowego, w decyzji zostanie wskazana kwota odpowiadająca minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.

Natychmiastowa wykonalność decyzji

Z założeń projektu wynika, że decyzja ustalająca stosunek pracy miałaby być natychmiast wykonalna w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych, powstałymi od dnia jej wydania. Nawet w przypadku wniesienia odwołania od decyzji, odwołanie to nie będzie wstrzymać wykonania decyzji w tym zakresie.

Jednocześnie, od powyższej natychmiastowej wykonalności przewidziano wyjątek. Wykonanie decyzji zostanie wstrzymane w odniesieniu do:

• obowiązków podatkowych powstałych przed dniem jej wydania,
• obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych sprzed dnia wydania decyzji.

Wstrzymanie będzie obowiązywać do upływu terminu na wniesienie odwołania, a w razie jego złożenia – aż do wydania prawomocnego orzeczenia sądu.

Nowa procedura w sprawie ustalenia stosunku pracy

Zgodnie z nowymi przepisami, od decyzji okręgowego inspektora pracy w przedmiocie ustalenia istnienia umowy o pracę, przysługiwać miałoby odwołanie do Głównego Inspektora Pracy (GIP), który będzie mógł utrzymać w mocy zaskarżoną decyzję, uchylić ją w całości lub w części i rozstrzygnąć sprawę co do istoty albo uchylić decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania właściwemu inspektorowi okręgowemu. Od decyzji Głównego Inspektora Pracy, przysługiwać będzie natomiast odwołanie do sądu na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego.

Projekt przewiduje także nowelizację Kodeksu postępowania cywilnego, poprzez wyodrębnienie dwóch trybów postępowań:

• postępowanie o ustalenie istnienia stosunku pracy – prowadzone jak dotychczas przed sądem,
• postępowanie w sprawach odwołań od decyzji GIP – jako nowy, odrębny tryb.

Ministerstwo podkreśla, że sprawy dotyczące odwołań od decyzji GIP mają charakter publicznoprawny i wynikają z ustawowych zadań państwa w zakresie ochrony praw pracowniczych. Dlatego, co istotne, projekt zmian przepisów wyłącza możliwość zawarcia ugody sądowej lub pozasądowej oraz rozstrzygnięcia sporu przez sąd polubowny (arbitraż).

Skutki zmian dla pracodawców

Projektowane zmiany oznaczają dla pracodawców istotne ryzyka. W przypadku sporu
o istnienie stosunku pracy proces będzie musiał toczyć się przed sądem pracy, bez możliwości zawarcia ugody czy poddania sprawy arbitrażowi. W praktyce oznacza to ograniczenie znaczenia woli stron, gdyż nawet w sytuacji, gdy pracownik sam wybrał umowę cywilnoprawną, inspektor będzie mógł uznać ją za stosunek pracy. Pracodawcy muszą liczyć się również z większymi obciążeniami proceduralnymi – inspekcja może bowiem wydawać odrębne decyzje wobec wielu osób, co może przełożyć się na zwiększenie liczby spraw sądowych. Najpoważniejsze ryzyko dotyczy jednak konsekwencji finansowych. To inspektor określi w decyzji datę rozpoczęcia stosunku pracy, co może prowadzić do powstania zaległych zobowiązań podatkowych i składkowych wraz z odsetkami, które pracodawca będzie musiał uregulować nawet po kilkuletnim procesie.

Ryzyka podatkowe nowych uprawnień Inspektorów

Projekt nie reguluje wielu szczegółowych kwestii w przypadku przekształcenia umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy. Potencjalnym ryzykiem jest zwłaszcza możliwość uznania kwoty wypłaconej współpracownikowi za wynagrodzenie netto. To oznacza, że pracodawca powinien zapłacić od niej zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS. Organ podatkowy może wówczas zażądać dopłaty za pięć poprzednich lat, do upływu okresu przedawnienia. Nie ma przy tym znaczenia opłacenie podatku i ZUS przez pracownika z tytułu działalności gospodarczej. Pracodawca będzie miał jednak regresowe roszczenie cywilnoprawne o zwrot. Natomiast pracownik powinien wystąpić w takiej sytuacji do urzędu skarbowego o zwrot nadpłaty, ponieważ nienależnie zapłacił podatek z tytułu działalności gospodarczej. W przeciwnym wypadku jego wynagrodzenie byłoby de facto podwójnie opodatkowane.

Potencjalne nieścisłości dotyczą też rozliczania podatku VAT. Niedoszły pracodawca przecież odliczał VAT z otrzymanych faktur i zaliczał kwoty netto wynagrodzenia jako koszty uzyskania przychodów. W takim jednak przypadku ujęcie i rozliczenie takiej „nierzetelnej” faktury będzie nieprawidłowe, a pracodawca może zostać posądzony o oszustwo podatkowe. Ponadto, ryzyka powstają również po stronie współpracownika, który wskutek decyzji stał się pracownikiem – obecne ukształtowanie projektu ustawy prowadzi do wniosku, że faktury wystawiane przez przedsiębiorcę w ramach współpracy B2B mogą zostać uznane za „puste”, a co z kolei powoduje powstanie odpowiedzialności m.in. karnoskarbowej.

Uzasadnienie zmian i podsumowanie

Autorzy projektu podnoszą, że obecne narzędzia, jakimi dysponują inspektorzy pracy, nie zapewniają skutecznej ochrony przed nadużywaniem umów cywilnoprawnych jako podstawy świadczenia pracy. W ocenie resortu, mają one przede wszystkim charakter niewładczy, wymagają długotrwałych działań i są obarczone ryzykiem odrzucenia przez sąd w sytuacji braku współpracy pracownika przy wnoszeniu powództwa o ustalenie stosunku pracy. Inne dostępne środki, takie jak postępowanie w sprawach o wykroczenia, mają natomiast ograniczony zakres oddziaływania.

Jak omówiono powyżej, zaproponowane rozwiązania mają przeciwdziałać nadużyciom na rynku pracy, rodząc jednocześnie poważne konsekwencje dla pracodawców – od ograniczenia woli stron, przez zwiększenie liczby postępowań i kosztów, po ryzyka podatkowe i składkowe sięgające nawet kilku lat wstecz. Brak szczegółowych regulacji dotyczących rozliczeń finansowych dodatkowo potęguje niepewność co do praktycznego stosowania nowych przepisów.

Projekt jest obecnie na etapie konsultacji, a zgodnie z deklaracją resortu, planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2025. Zapraszamy do obserwowania naszych aktualności – będziemy informować Państwa o przebiegu procesu legislacyjnego.

Autorzy:

r.pr. Martyna Kulikowska, apl. Hubert Roszyk